Thursday, December 8

La importancia de gestionar la impresión


gestionar la impresión

Las impresoras van a desaparecer con la digitalización. Eso es lo que muchos analistas llevan vaticinando desde hace años. La realidad es bien distinta. Para tratar cuál es la situación del mercado de la impresión Byte TI organizó un encuentro que contó con la presencia de José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia; Enrique Bonilla, Consultor de Procesos Documentales de Canon España y Juan Martínez, Print Solutions Product Manager de Kyocera Document Solutions España.

A pesar de los agoreros, las empresas siguen utilizando impresoras. Es cierto que no se emplean de la misma forma que hace unos años porque como asegura José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia, “las impresoras se siguen utilizando y forman parte de los procesos de las empresas aunque es verdad que ya no son tan vitales, porque antes eran el principal formato de recopilar la documentación. Ahora los documentos que se imprimen son efímeros, por eso, la sostenibilidad de los medios de impresión es cada vez más importante. Pero se va a seguir imprimiendo, aunque de otra forma. Por ejemplo, la impresión va a seguir siendo imprescindible en entornos como logística, comprobantes, etc. Es decir, se imprime más de otras maneras porque están apareciendo nuevas formas de impresión de las clásicas en una oficina”.

Enrique Bonilla canon
Enrique Bonilla, Consultor de Procesos Documentales de Canon España

Para Enrique Bonilla, Consultor de Procesos Documentales de Canon España, “las impresoras están embebidas en los procesos documentales de las empresas por lo que siguen siendo necesarios porque los usuarios tienen que seguir haciendo su trabajo y no hemos podido cambiarlo. De hecho, en la pandemia parecía que iban a desaparecer y estamos en volúmenes muy parecidos en la adquisición de impresoras y de documentos impresos. La diferencia es que las empresas están gestionando mejor lo que imprimen”. Por su parte, Juan Martínez, Print Solutions Product Manager de Kyocera Document Solutions España, coincide con sus compañeros de mesa en qué han cambiado las formas en que se utiliza la impresión: “Es cierto que. desde un punto de vista personal. parece que hemos dejado de imprimir, pero la realidad es que seguimos usando el papel cuando, por ejemplo, tenemos que consultar una información de una forma más fácil o tener un soporte para tomar anotaciones de una forma mas rápida que en un PC. El dispositivo multifunción es un elemento esencial para las empresas de donde salen muchos procesos digitales avanzados como escaneado de documentos con firma digital, digitalización de facturas, escaneado de los tickets… Si además tenemos repositorios de nube, los documentos escaneados se van directamente allí, algo que es muy cómodo para el usuario”.

Política de gestión de impresoras

Juan Martínez, Print Solutions Product Manager de Kyocera Document Solutions España
Juan Martínez, Print Solutions Product Manager de Kyocera Document Solutions España

Como en cualquier otro apartado de la organización de una empresa, establecer una estrategia de impresión y documentación es esencial pero, como afirma Juan Martínez, “desgraciadamente la mayor parte de los departamentos de TI son expertos en tecnología, pero no lo son en impresión. Desde Kyocera tratamos de aportar nuestra experiencia en este área para que las políticas de impresión sean lo más optimizadas posible: por un lado ofreciendo consultoría porque las políticas cambian, la seguridad juega también otro factor importante y el modelo de impresión como servicio también se ha impuesto sobre todo en empresas grandes. Es importante contar con equipos adecuados pero también definir políticas que, en muchos casos, no se dan y ahí aparece Kyocera para ayudar a definir esas políticas”.

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La labor de los fabricantes es fundamental en el establecimiento de una estrategia y a la hora de definir una correcta gestión de los procesos documentales. En este sentido, José Ramón Sanz de Brother cree que “el primer paso que damos fabricantes como nosotros es ayudar al cliente y definir qué necesidades tiene. Una cosa que vemos que se está dando mucho es la sustitución de un equipo monofunción por otro multifunción porque ahora mismo, lo que más se está utilizando de un equipo es la digitalización del documento. Por eso, la elección del partner por parte de la organización es lo más importante para establecer una correcta política. A partir de ahí, de manera conjunta, hay que elegir qué se necesita, porque las necesidades varían según la empresa: habra algunas que quieran actualizar todos los procesos y otras que requieran algo más básico como sustituir un equipo. Vemos también que en esa estrategia de definir procesos los servicios gestionados, en los que el cliente se despreocupa y tanto usa tanto paga, están experimentando un crecimiento importante”.

El portavoz de Canon, por su parte cree que “una política de impresión debe ser estudiada de acuerdo a las necesidades del cliente. Es necesario tener unos estándares para tener una buena política de impresión. Esos estándares se basarán en apartados como el de la seguridad, la reducción del impacto mediomabiental o el gasto. Pero lo que es más importante es entender que la política de impresión es algo vivo y por eso, en Canon realizamos reuniones periódicas con los clientes para ver si se consiguen los objetivos y, en caso necesario, cambiarlos. Finalmente creemos necesario incorporar herramientas como la que proponemos nosotros con Uniflow que está integrada in situ y con la que se pueden gestionar todos los flujos de trabajo y dispositivos de impresión y escaneado. Al final todo se resume en que es fundamental crear una política de impresión con el cliente y mantenerla viva”.

Mala gestión

Hasta hace no mucho tiempo, la impresión era el patito feo de los departamentos de TI. La impresora era un elemento que estaba ahí, pero sobre ella no había ningún control y ni tan siquiera se sabía los costes que generaba el parque de impresoras de una empresa. Esa situación ha cambiado y como aseguró, el portavoz de Canon, “las empresas sí dan la importancia necesaria a la impresión y participan en el diseño y en el soporte del parque de impresoras. Es importante optimizar el parque de dispositivos y los procesos en los que participan. Las empresas deben darle la disponibilidad de ese parque a los usuarios porque un mal planteamiento en la estrategia supone ralentizar los procesos de transformación digital. De un buen diseño depende que las empresas puedan cumplir los objetivos tanto de negocio como normativo”. El cambio en la consideración por parte de las empresas hacia la impresión ha cambiado porque, según Juan Martñinez de Kyocera, “las compañías han sido conscientes de lo que impacta una buena gestión del servicio de impresión simplemente atendiendo a sus costes. Es algo que estamos viendo también en el tipo de soluciones que nos demandan. En 2019 había un porcentaje importante de empresas que no sabían cómo se estaban gastando el dinero en impresión y poco a poco, eso va cambiando. Por ejemplo hay empresas que están invirtiendo en software de gestión de impresión. También es importante hacer una auditoria para ver qué costes se tienen y hay que conseguir que el usuario sea consciente del coste de impresión. Los equipos actuales incorporan IA que les permite facilitar la gestión de la impresión a los clientes, de tal forma que conocen como imprimen los usuarios y así las propios máquinas conocen como se puede mejorar la impresión de documentos y de qué forma se está imprimiendo”.

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José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia
José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia

En este sentido, José Ramón Sanz, cree que “a medida que las empresas tienen controles sobre los mismos saben lo que necesitan y lo que gastan. Hay mucha diferencia entre las grandes empresas y las pymes, que no tienen asimilados los procesos de impresión. Vemos muchas diferencias en ambos casos. Las medianas y grandes saben que una incorrecta gestión supone una perdida de productividad. Hay cosas es verdad que no se pueden prever así que una de las prioridades ha sido la impresión en un entorno remoto o de trabajo híbrido, y hay que dar al usuario la posibilidad de que pueda imprimir, aunque esté en un lugar que no sea en la oficina, y tiene que tener las mismas prestaciones tanto en casa como en la oficina para que pueda hacer su trabajo desde cualquier lugar”

Retos en la impresión

Hay varios retos en el mundo de la impresión. Para el portavoz de Brother, “uno de los más importantes es la sostenibilidad. Los fabricantes invertimos grandes cantidades de recursos para hacer los equipos más sostenibles, para reutilizar componentes, para reducir los consumos… y necesitamos que los clientes participen activamente en apartados como la devolución de los cartuchos que luego pueden ser reciclados, un proceso en el que en España estamos por debajo de la media de otros países”.

Para Enrique Bonilla de Canon, “el reto principal es encontrar la forma de proporcionar las armas para que exista una productividad que es la que la empresa busca. Conseguir esto es importante y que los propios equipos puedan proporcionar esas capacidades. Por ejemplo, nuestros nuevos equipos están fabricados con productos reciclados y favorecen la sostenibilidad, de esta forma se reduce en un 80% en la generación de CO2. Además apostamos por la seguridad, incorporamos chips de seguridad que securizan las comunicaciones o incorporamos la capa de control de usuario, el acceso seguro, etc. Otro reto es el control del gasto y para ello entran en juego los servicios gestionados”.

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Desde Kyocera señalan que “el principal reto es adaptar las tecnologías al nuevo ecosistema del puesto de trabajo donde ahora los empleados pueden desempeñar su actividad desde cualquier lugar. También se ha acelerado la migración de los sistemas informáticos de soportes al cloud y en esto también está la impresión. Los dispositivos multifunción son muy importantes en el proceso de digitalizar los documentos por lo que que haya una infraestructura cloud detrás, es muy importante. Además el tema de la seguridad es fundamental. Aunque se dota de todas las funcionalidades a los dispositivos y al software, hay que hacer hincapié en que todas las herramientas de seguridad estén bien configurada. Además, se va hacia dispositivos compartidos a todos los niveles. Al igual que ocurre con un patinete, que lo cogemos en cualquier lugar, podremos imprimir un documento desde cualquier lugar e irlo a recoger a un sito que tengamos cerca”.

EMPRESAS PARTICIPANTES


Canon

La transformación digital se ha convertido en una de las prioridades para las empresas, pero el éxito radica principalmente en estar alineada con los objetivos empresariales y lograr uno de los aspectos más difíciles, la satisfacción de las personas. Para mejorar esta experiencia es absolutamente necesario identificar qué procesos les llevan mayor tiempo y aportan un menor valor. Una vez identificados, evaluaremos cómo simplificarlos para posteriormente optimizarlos y automatizarlos. La tecnología forma parte de este viaje digital pero por sí misma, solo es un elemento facilitador. Ahora no solo hablamos de hardware, software o servicios. Ahora hablamos de personas, de su evolución cultural para lograr hacer realidad esta transición digital. Canon es el socio colaborador, el compañero de viaje con el conocimiento, la experiencia y la solidez necesaria para cumplir esos objetivos, adaptándose constantemente a las nuevas necesidades que puedan ir apareciendo.

Más información: www.canon.es


Brother

Durante la pandemia, el volumen de impresión en las empresas se ha reducido enormemente y el regreso a la “normalidad” ha venido acompañado de cambios en la organización de las empresas, con muchas de ellas adoptando sistemas de trabajo híbrido o teletrabajo. La impresión está ahora mucho más distribuida que antes, con volúmenes de impresión repartidos entre la impresora de la oficina y las impresoras de casa. Todos estos factores hacen que sea más difícil justificar una inversión en un equipo láser A3, cuando las necesidades de impresión pueden ser cubiertas por un equipo A4 que de servicio a un grupo de trabajo más reducido.

Más información: www.brother.es


Kyocera

Las organizaciones necesitan tecnologías habilitadoras del smart work para cubrir las necesidades del nuevo empleado digital que desempeña su actividad desde cualquier lugar, de ahí la importancia de mover la gestión de la impresión a la nube de una forma segura y sostenible, y proporcionar al usuario una experiencia sencilla e intuitiva.

Más información: www.kyoceradocumentsolutions.es

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